Mit dem Modul "Arbeitszeiterfassung" kann der Benutzer schnell und bequem seine Anwesenheit - also seine allgemeine Arbeitszeit - erfassen. Durch die Zuweisung eines definierten Arbeitszeitprofils hat er außerdem jederzeit den Überblick über Soll- und Überstunden. Das Modul Arbeitszeiterfassung ist nur innerhalb einer Organisation verwendbar und nicht für persönliche Zeiten. Ein Benutzer mit Manager-Berechtigungen auf Organisations-Ebene hat außerdem die Möglichkeit Arbeitszeiten/Anwesenheiten über alle Mitarbeiter der Organisation auszuwerten.
Aktivierung in den Einstellungen der Organisation
Arbeitszeiten können nur getrackt werden, wenn dies für die jeweilige Organisation in den Einstellungen aktiviert wurde. Dafür geht man in den Organisationseinstellungen auf den Reiter Arbeitszeit und hakt das Kästchen „Aktivieren“ an.
Linkes Menü > Organisationen > Organisation anklicken > Tab Arbeitszeit
Sobald die Arbeitszeit aktiviert ist, erhalten alle Mitglieder der Organisation einen "Anwesend/Abwesend"- Schalter auf ihrer Zeiterfassungsseite, wenn die entsprechende Organisation auf der Seite ausgewählt wurde. Zusätzlich hat der Benutzer für zurückliegende Tage nun die Option entweder eine Projektzeit oder eine Arbeitszeit zu erfassen.
Arbeitszeitprofile erstellen und zuweisen
In den Einstellungen der Organisation (Reiter Arbeitszeit) können neue Arbeitszeitprofil erstellt und den Mitgliedern der Organisation zugewiesen werden.
Durch Klick auf die Schaltfläche "Profil hinzufügen" erscheint eine neue Zeile mit Eingabemöglichkeiten für Name, Schema und Zuordnung der Feiertage.
- Name: Kennzeichnung und Bezeichnung des Arbeitszeitprofiles
- Schema: Regel zur Definition der Arbeitstage pro Wochen und die Anzahl Stunden, die pro Tag, Woche oder Monat gearbeitet werden soll
- Feiertage: Zuordnung der Feiertage zum Profil. Wird für die Berechnung der Soll-Arbeitszeit und Überstunden verwendet
Weiter unten in der Liste der Organisationsmitgliedern kann das erstellte Arbeitszeitprofil den Mitgliedern zugewiesen werden. Sobald ein Arbeitszeitprofil einem Benutzer zugewiesen ist, erhält dieser eine kleine Übersicht über seine Soll-und Überstunden auf seiner Hauptseite.
Erläuterung Schema im Arbeitszeitprofil
Das Schema im Arbeitszeitprofil dient der Definition der Arbeitstage pro Wochen und die Anzahl Stunden, die pro Tag, Woche oder Monat gearbeitet werden soll. Ein Arbeitszeitprofil wird durch ein oder mehrere Regeln definiert. Pro Zeile eine Regel. Jede Regel ergänzt bzw. überschreibt vorherige Regeln innerhalb eines Profils.
Die Soll-Stunden können pro Wochentag, pro Monat oder auch direkt für ein bestimmtes Datum definiert werden. Dazu wird jeweils der Wochentag, Monat oder das Datum (in eckigen Klammern), gefolgt von einem Doppelpunkt und den Arbeitsstunden, angegeben. Ausgelassen Zeiträume werden so behandelt, als wären sie mit null Stunden angegeben.
Die Folge wiederholt sich beliebig oft. Beispiele:
- 40h Arbeitswoche, Montag - Freitag, 8h pro Tag: Mo:8; Di:8; Mi:8, Do:8, Fr:8
- 40h pro Monat: jan:40;feb:40;...;dez:40
- spezifisches Datum, jeweils 4h am 24.12. und 31.12.: [24.12.2023]:4;[31.12.2023]:4;
- prozentual 75%, jeden Tag 6h: 75%(Mo:8; Di:8; Mi:8, Do:8, Fr:8)
Übersicht der Regeln
| Mo:8; Di:8; Mi:8, Do:8, Fr:8, Sa:0, So:0 |
Die erwartete Arbeitszeit beträgt von Montag bis Freitag 8 Stunden.
An Feiertagen beträgt die erwartete Arbeitszeit 0 Stunden. Die Sequenz beginnt immer am 1. Januar. |
| Mo:8; Di:8; Mi:8, Do:8, Fr:4 |
Montag bis Donnerstag 8 Stunden Arbeitszeit, Freitag nur 4 Stunden |
| Mo:8 Di:8 Mi:8 Do:8 Fr:8 Mo:0 Di:0 Mi:0 Do:0 Fr:0 |
Die Sequenz kann beliebig oft fortgeführt werden. In diesem Fall wird nur jede zweite Woche gearbeitet. |
| Mo:8; Di:8; Fr:1; Mi:8, Do:8; Fr:1 |
Für ausgelassene Wochentage wird der Wert 0 angenommen. |
| 75%(Mo:8; Di:8; Mi:8, Do:8, Fr:8) |
75% der "normalen Arbeitszeit" wird erwartet. In diesem Beispiel werden also nur 6 Stunden erwartet. An Feiertagen beträgt die erwartete Arbeitszeit 0 Stunden. |
[31.12.2023]:4
[24.12.2023]:4 [31.12.2023]:4 |
Sondertage werden in eckigen Klammern angegeben. In diesem Beispiel beträgt die erwartete Arbeitszeit zu Silvester nur 4 Stunden. Mehrere Tage werden durch ein Leerzeichen getrennt.
Sondertage haben eine höhere Wichtung als Feiertage. |
Mo:8; Di:8; Mi:8, Do:8, Fr:8
[23.12.2023]:4
[31.12.2023]:4 |
Mehrere Regeln sind durch mehrzeilige Ausdrücke kombinierbar. Jede Zeile ergänzt/überschreibt die vorhergehenden Zeilen. |
| jan:40 feb:40 mär:40 apr:40 mai:40 jun:40... |
Wenn in einem Monat eine bestimmte Zeit erreicht werden soll, aber nicht festgelegt ist, wann diese Zeit erbracht werden muss und Feiertage sowie Wochenenden keine Rolle spielen, dann hilft die die Monatssequenz weiter. Es sind die ersten drei Buchstaben des jeweiligen Monats anzugeben. |
Anwesenheiten/Arbeitszeiten erfassen
Die einfachste Möglichkeit die Anwesenheit zu erfassen ist über den "Anwesend/Abwesend"- Schalter. Schaltet man ihn ein, so wird ein Timer vom Typ "Arbeitszeit" gestartet. Schaltet man den Schalter aus, wird der Timer wieder gestoppt.
Eine andere Möglichkeit bietet die Auswahl über die Wochentag-Schaltfläche. Gibt es für den aktuellen Tag noch keine Arbeitszeit bzw. Projektzeit, dann kann der Benutzer über ein Auswahlmenü entscheiden, welche Art von Timer - Arbeitszeit oder Projektzeit - er erstellen möchte. Das wird besonders für zurückliegende Tage verwendet.
Wird eine Projektzeit erstellt und es existiert noch kein Timer vom Typ "Arbeitszeit", so wird dieser bei aktivierten Modul mit erstellt. Geschieht dies für den aktuellen Tag, läuft dieser sofort los. Wird die Arbeitszeit gestoppt - entweder über den Timer oder über den Schalter - so werden auch immer alle anderen laufenden Projektzeiten gestoppt.
Überstunden-Übersicht
In der Überstunden-Übersicht sieht jeder Mitarbeiter seine erwarteten Arbeitszeit des Monats, sowie seine bisher gebuchte Arbeitszeit und die daraus berechneten Überstunden. Außerdem ist es möglich sich seine gesamten Überstunden ab einen gewählten Zeitpunkt anzeigen lassen. Dieser Zeitpunkt ist voreingestellt auf das Eintrittsdatum des Mitglieds zur Organisation. Nicht erfasste Überstunden aus der Zeit davor kann man über den Übertrag zur Gesamtberechnung hinzufügen.
